La domanda di deposito dei bilanci e degli altri documenti previsti dall'art. 2435 cod.civ. deve essere eseguita per via telematica o su supporto informatico all'ufficio del registro delle imprese, dove potrà essere consultato da chiunque ne faccia richiesta. La Finanziaria 2004, ha introdotto la possibilità, per alcune tipologie di professionisti (quali ad esempio dottori commercialisti, periti commerciali iscritti nell'albo) muniti di firma digitale, di presentare al registro delle imprese, la domanda di deposito dei bilanci e degli altri documenti previsti dall'art.2435 cod.civ.. Con comunicato del Ministero dello Sviluppo Economico pubblicato in G.U. il 27 febbraio 2009, si è dato il via al deposito del bilancio delle società su formato elettronico elaborabile XBRL (acronimo di eXtensible Business Reporting Language), ovvero un formato che permette di personalizzare le informazioni economico-finanziarie contenute in un documento. Lo standard XBRL consente pertanto di poter effettuare analisi, trasformazioni e archiviazioni automatiche, consentendo una più efficiente diffusione delle informazioni finanziarie ed economiche. L'adozione di questo formato, reso obbligatorio a partire dai bilanci aventi data di chiusura successiva al 16/02/2009, non muta la procedura di deposito che continua ad attuarsi con le consuete fasi procedimentali (predisposizione della pratica, apposizione della firma digitale, e successivo invio all'ufficio del Registro delle Imprese di competenza).

Infine, con la circolare n. 3668/C del 27 febbraio 2014, il MISE comunica che la modulistica, basata sulle nuove istruzioni per l'iscrizione e il deposito degli atti nel registro imprese e REA, secondo le specifiche tecniche approvate con decreto il 18 ottobre 2013, riporta le seguenti novità:

utilizzo prodotti informatici basati sulle nuove specifiche tecniche
modelli S1 riquadro 4 e S2 riquadro 9: aggiornati secondo le regole dell'iscrizione nella sezione speciale delle società tra professionisti
modello S1 riquadro 31: devono utilizzarlo le società cooperative e società di mutuo soccorso per l'iscrizione nel registro,
modello S2 riquadro 31: devono utilizzarlo le società cooperative per eventuali modifiche.
modelli S1 e S2 riquadro 32: valido per le c.d. start up innovative, per l'iscrizione nella sezione speciale del registro delle imprese modello S2 riquadro 30: contratto telematico.

Dunque a partire dal primo aprile 2014 gli uffici del Registro delle imprese non potranno accettare le pratiche compilate attraverso i programmi informatici basati sulle precedenti specifiche tecniche.

L'obbligo di deposito del bilancio nasce dall'esigenza di adempiere ai doveri di informativache le società di capitali hanno nei confronti dei terzi. Il bilancio delle società di capitali, infatti, ha la funzione di informare i soci, i creditori ed in genere tutti coloro che hanno rapporti con l'impresa sulle condizioni economiche, patrimoniali e finanziarie di essa.