Il LIBRO SOCI da utilizzare per annotare cronologicamente tutti i soci, con le relative generalità, quote associative pagate, eventuali esclusioni e/o recessi con relative motivazioni e riferimenti alla delibera, ecc. Tale libro può essere tenuto in forma libera, sia manualmente che in formato elettronico e gli elementi da annotare sono: informazioni anagrafiche dell’associato – data della richiesta di associarsi – data della delibera dell’adesione all’associazione e il numero cronologico di iscrizione – data in cui la persona non riveste più la natura di associato. Può essere tenuto per anno solare o per anno accademico.
 
 Il LIBRO VERBALI DELLE ASSEMBLEE consente di annotare tutte le delibere assembleari, ordinarie e/o straordinarie. L’assemblea dell’associazione deve essere convocata almeno una volta l’anno previa convoca nei 15 gg precedenti (termine che varia a seconda dello statuto) per l’approvazione del bilancio consuntivo, preventivo e l’importo della quota associativa; per la sua convoca non è richiesta alcuna forma specifica, ove non espressamente previsto dall’atto costitutivo/statuto, mentre è necessario indicare l’ordine del giorno e l’ora di adunanza. La convocazione deve avvenire con modalità tali da garantire l’avvenuto ricevimento e la conoscenza da parte dell’associato. Dovrà inoltre essere effettuata in tempo utile per consentire la partecipazione, specificando gli argomenti oggetto di discussione.
 
 Il LIBRO VERBALI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO infine consente l’annotazione dei verbali delle adunanze del Consiglio Direttivo, e in particolare quelle delibere che comportano un impegno organizzativo e/o economico in capo all’associazione quali per esempio quelle per ammettere i soci in seguito alla domanda di ammissione.
 
 Le conseguenze della loro totale omissione e/o irregolare tenuta, rischierebbero di minare il mantenimento della qualifica di ente non commerciale e di compromettere l’applicazione dei regimi fiscali di favore previsti, in quanto, ad esempio, non sarebbe possibile dimostrare che la gestione dell’ente sia ispirata a principi di democraticità e trasparenza.